Das Immobilien-Service-Zentrum (ISZ) ist Ihr kompetenter Ansprechpartner rund um die behördliche Immobilie der Stadt Hamburg.

Als Mietervertreter für alle Ämter, Behörden, Bezirksämter und Landesbetriebe der Freien und Hansestadt Hamburg agiert das ISZ mit fachlicher Expertise zum volatilen Immobilienmarkt auf Augenhöhe gegenüber den Vermietern*innen. Wir übernehmen damit sämtliche Aufgaben im Rahmen der Anmietung von Flächen, des laufenden Vertragsmanagements, der technischen Beratung sowie das Flächenmanagement, Gebäudekostencontrolling und Energiemanagement.

Ganzheitlichkeit ist unsere Stärke.

Wir schaffen eine ganzheitliche Flächen-, Kosten- und Vertragsdatentransparenz und bieten der Freien und Hansestadt Hamburg so die Möglichkeit, Flächenbedarfe nachvollziehbar zu steuern und zu optimieren. Damit tragen wir heute maßgeblich zur kostenoptimalen Gestaltung des gesamten Anmietportfolios der FHH bei.

Unsere Expertenteams gliedern sich grob in zwei Bereiche: Das Anmiet- und Vertragsmanagement sowie das Flächenmanagement. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die Teams und unsere Leistungsbereiche!

Das Team des Anmiet- und Vertragsmanagements ist der zentrale Ansprechpartner für Behörden und weitere Verwaltungseinrichtungen der Freien und Hansestadt Hamburg zur Akquirierung und Anmietung von Büro- und Gewerbeflächen für städtische Nutzungen. Beginnend mit dem Mietgesuch und den sich anschließenden Vertragsverhandlungen begleitet das Anmiet- und Vertragsmanagement die FHH in allen vertraglichen Angelegenheiten. Durch die vorhandene Marktnähe und die Spezialisierung auf behördenseitige Bedarfe, erarbeiten wir nutzerspezifische Lösungen für die anzumietenden Flächen. Damit wird sichergestellt, dass das Anmietportfolio der Freien und Hansestadt Hamburg insgesamt vorteilhaft abgebildet ist und ständig optimiert wird.

Das Anmietmanagement identifiziert und mietet nicht nur klassische Büroflächen, sondern auch Spezialimmobilien wie Polizei- und Feuerwehrwachen, Gerichte, Finanzämter, Schulungsflächen, Labore und Hallen an. So heterogen die Nutzungen sind, so heterogen sind auch die Flächengesuche. So wurden in den vergangenen Jahren nicht nur Großgesuche von 10.000 - 20.000 m² optimal abgebildet, sondern auch kleinere wie Mütterberatungsstellen und Seniorentreffs. Das betreute Anmietportfolio umfasst derzeit eine Mietfläche von rund 1,8 Mio.m².

Ihre Experten*innen für das Anmiet- und Vertragsmanagement

Das Team Flächenmanagement sorgt für eine optimale und wirtschaftliche Flächennutzung der behördlichen Räumlichkeiten der FHH. Ob Büro, Kundenzentrum oder Beratungsstelle - jede genutzte Fläche bedarf einer genauen Inspektion, Analyse und zukunftsgewandten Strategie für die jeweilige, bedarfsorientierte Nutzung. Damit die Stadt Hamburg ihre Flächen klimafreundlich, kosteneffizient, bedarfsgerecht und mit Aussicht auf künftige Veränderungen nutzen bzw. verändern kann, ist unser Team Flächenmanagement im Einsatz.

Unterteilt in fünf spezialisierte Leistungsbereiche kümmern wir uns um die Betriebskostenoptimierung, das Gebäudekostencontrolling, das Energiemanagement- und Klimaschutzmanagement sowie um das Flächenmanagement/CAD. Wir erstellen Nutzerbedarfsanalysen und beraten unsere Mieter*innen und Nutzer*innen zu Optimierungen hinsichtlich moderner Arbeitswelten. Gemeinsam mit den Bedarfs- und Entscheidungsträgern*innen entwickeln wir Strategien für eine optimale und wirtschaftliche Flächennutzung für die FHH. Dabei fungieren wir als CAFM-Leitstelle der Stadt Hamburg und bündeln die Kompetenz und Beratung für ein computerbasiertes Facility Management.

Die Nutzerbedarfsanalyse ist die Grundlage für Flächenzuwachs und -optimierung sowie die Implementierung moderner Arbeitswelten in der FHH. Unser vierköpfiges Expertenteam ermittelt mit ihr die quantitativen und qualitativen Anforderungen an die Flächen, die die jeweiligen Bedarfsträger benötigen, um ihre jeweiligen, nutzerspezifischen Aufgaben zu erfüllen. Sei es mehr Raum für Behördenmitarbeiter*innen, die Gestaltung neuer Flächen oder die Optimierung der bestehenden Räumlichkeiten. Wir analysieren nicht nur den Ist-Zustand mit Hilfe der Nutzerbedarfsanalyse, sondern ermitteln die zukünftigen Bedarfe unserer Kunden mit Blick auf aktuelle Entwicklungen, mögliche Änderungen von Aufgaben und Anforderungen sowie strategische Überlegungen.

Im Ergebnis entsteht ein Flächen- und Funktionsprogramm als Grundlage für die Suche auf dem Mietmarkt oder eine individuelle Projektentwicklung. Das Bauhandbuch (VV-Bau) sieht die Nutzerbedarfsanalyse in der Verantwortung des jeweiligen Bedarfsträgers. Unsere Aufgabe als ISZ ist es, die Bedarfsträger bei der Erstellung der Nutzerbedarfsanalyse zu unterstützen sowie die Entscheidungsträger bei der strategischen Bedarfsplanung und bei der Implementierung moderner Arbeitswelten zu beraten. Dabei schaffen wir für jeden Bedarf die optimale und individuell skalierte Lösung.

Ihre Experten*innen für die Nutzerbedarfsanalyse und Moderne Arbeitswelten

Unser Team Betriebskostenoptimierung und Gebäudekostencontrolling verantwortet einen wirtschaflichen und kostenoptimierten Umgang mit den behördlich genutzten Objekten der Stadt Hamburg. Unsere Experten*innen sorgen dafür, dass die Zahlen stimmen - im Detail bedeutet dies:

Die Betriebskostenoptimierung beinhaltet dabei die fachliche Plausibilitätsprüfung von Betriebskostenabrechnungen, der Umlagefähigkeit einzelner Positionen unter Berücksichtigung der vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen. Dazu gehören Belegprüfungen sowie Widerspruchsverfahren und Verhandlungen über strittige Positionen. In der Betriebskostendatenbank werden neben der Vorgangsdokumentation Einzelkosten und Kosteneinsparungen erfasst. Auch die Entwicklung von Benchmarks und Handlungsempfehlungen sind ein wesentlicher Bestandteil der BK-Optimierung, welche zusätzlich in einem Report dargestellt werden.

Das Gebäudekostencontrolling berichtet über die Entwicklung steuerungsrelevanter Kosten, Verbräuche und Flächennutzungen aus einem ausgewählten Portfolio zur Darstellung und Identifizierung von Flächen mit hohen Kosten, Kostensteigerungen und bringt Ansatzpunkte für Einsparungen von Flächen und Bewirtschaftungskosten. Für das Controlling sind insbesondere solche Kennzahlen relevant, die als Steuerungsinstrument für das Gebäudemanagement eingesetzt werden können. Sie sind zudem geeignet für behördenübergreifende und bundesweite Vergleiche.

Das ISZ-Reporting führt sämtliche Grunddaten und Benchmarks aus allen Leistungsbereichen des ISZ zusammen und entwickelt neben kundenindividuellen Reports und Standardberichten für die FHH ein Kennzahlensystem für das FHH-Portfoliomanagement. Eine zentrale Datenbasis hierfür wird zukünftig ein eigener Mandant des CAFM-Systems der CAFM-Leitstelle sein.

Ihre Experten*innen für das Betriebskostenoptimierung und Gebäudekostencontrolling

Der Leistungsbereich Flächenmanagement / CAD hat die zentrale Aufgabe grafische Bestandsdaten der FHH-eigenen sowie der angebieteten Gebäude, in welchen Nutzer*innen der FHH (Bedarfsträger*innen) Mieter*innen sind, digital zu erheben, einheitlich im CAFM zu dokumentieren und aktuell zu halten. Der Leistungsbereich pflegt aktuelle Bestandsdaten im CAFM-System speedikon C, damit sie allen Bedarfsträgern*innen der FHH sowie dem Asset-Management der Sprinkenhof GmbH zur Verfügung stehen.

Weiterhin gehören zum Leistungsberich des Flächenmanagements (FLM) Analysen und Beratungen zu Flächenoptimierungen, die Umsetzung kommunikativer Büroorganisationsformen in Zusammenarbeit mit den anderen Leistungsbereichen innerhalb des ISZ, die Analyse von Bestandsflächen mit Handlungsempfehlungen zur Optimierung, die Erstellung von Raumbüchern oder das Erstellen von Belegungs- und/oder Umzugsplanungen.

Ihre Experten*innen für das Flächenmanagement / CAD

Das Klimaschutz- und Energiemanagement steuert die Datenabfrage sowie Auswertung von Energiedaten, welche unter maßgeblichen politischen Zielvorgaben der FHH zur Reduktion von CO²-Emissionen unerlässlich sind und spricht Handlungsempfehlungen aus. Der Leistungsbereich berät nicht nur die Anmietmanager*innen bei der Bewertung von Mietobjekten oder das operative Facility Management z.B. bei der Bewertung von Energieeinsparmaßnahmen, der Inanspruchnahme von Fördermitteln, der energetischen Sanierung von Bestandsgebäuden, sondern führt auch ein dezidiertes Controlling über das Anmietportfolio des ISZ und des Immobilienportfolios der Gewerbeimmobilien durch.

Wesentliche Projekte zur Erreichung politischer Klimapläne sind z.B. die Erstellung eines Klimaschutzteilkonzeptes und die Erstellung der energetischen Sanierungsfahrpläne gemäß den Leitkriterien der FHH, sowie die Einführung eines Energiemanagementsystems mit begleitenden Projekten zur Digitalisierung der Datenerfassung.

Die im ISZ angesiedelte CAFM-Leitstelle der Freien und Hansestadt Hamburg (CAFM = Computer Aided Facility Management) steht als zentrale Kompetenz- und Beratungseinheit für die CAFM-Einführung und dem Flächenmanagement allen Bedarfsträgern der FHH zur Verfügung. Die Leitstelle übernimmt die Koordination und Einführung von CAFM-Projekten sowie die führende Rolle bei der Entwicklung von fachlichen Standards, der Grund- und Weiterentwicklung der Software, der Sicherstellung des Produktivbetriebes und betreut somit zentral die Stadtlizenz und den Betrieb des CAFM-Systems. Weiterhin bietet die Leitstelle einen CAD-Pflegeservice für die grafischen Grunddaten der Bedarfsträger in Zusammenarbeit mit dem Leistungsbereich CAD.